Politique de confidentialité

La Fondation patrimoine Burgundy (la « Fondation ») est un organisme de bienfaisance enregistré établi à Toronto, au Canada. Des lois en matière de protection des renseignements personnels ont été adoptées au Canada, autant par les autorités fédérales que provinciales, et la Fondation est assujettie à ces lois. La Fondation s’engage à protéger la vie privée de nos donateurs actuels ou potentiels, des membres de notre conseil d’administration, de notre personnel et de toute autre partie prenante, et à assurer la confidentialité de leurs renseignements personnels en notre possession. De plus, nous nous engageons à garantir que toute personne accédant à notre site Web comprenne quelles données peuvent être collectées, comment nous pourrions les utiliser et comment se désengager du partage de toute information. Voici les moyens que nous prenons pour honorer ces engagements.

Nous demandons uniquement les renseignements personnels qui sont nécessaires

La Fondation recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels de nos donateurs pour déterminer leurs besoins philanthropiques et les aider à y répondre, traiter leurs dons, délivrer des reçus officiels, acheminer leurs dons de la manière qu’ils choisissent, les tenir informés des possibilités de dons et des activités de la Fondation, et se conformer aux directives légales et réglementaires fédérales et provinciales.

Lorsqu’un donateur fait un don à un fonds de dotation, à moins qu’il exige que son anonymat soit protégé, la Fondation peut divulguer les renseignements qui le concernent. Tous les donateurs ont le droit d’exiger que leur anonymat soit préservé. Les renseignements personnels divulgués à la Fondation comprennent le nom du donateur, son adresse postale ou son adresse courriel et le montant de son don. Les renseignements obtenus seront utilisés aux seules fins de reconnaître les donateurs et d’assurer le suivi des dons. Ils ne seront pas partagés ou utilisés à quelconque autre fin.

Par ailleurs, la Fondation recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels de nos donateurs, des membres de notre conseil d’administration, de notre personnel et des autres bénévoles pour les tenir au courant de nos activités, les aider dans l’accomplissement de leurs tâches au sein de l’organisme, les soutenir dans le cadre de leurs formations et perfectionnements en cours, ainsi que pour se conformer aux directives fédérales et provinciales et à l’obligation d’information.

Afin de tenir nos dossiers à jour et complets, nous vous demandons de consentir à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels aux fins décrites, préalablement à la première collecte de ces renseignements. Nous demandons également le consentement explicite de nos donateurs pour divulguer leur nom ou le nom de leur fonds personnel ou familial dans les publications et autres rapports de la Fondation patrimoine Burgundy. Une fois que nous avons obtenu votre consentement, nous ne vous le redemanderons pas, à moins que l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels ou les motifs y afférents ne changent. Les donateurs peuvent refuser de partager certains renseignements personnels avec nous et, le cas échéant, nous pourrions alors ne pas être en mesure de les servir. Vous pouvez, à tout moment, vous opposer au traitement de vos renseignements personnels pour des motifs légitimes (sauf si la loi applicable le permet), ou retirer votre consentement à son utilisation.

Nous protégeons et limitons l’accès aux renseignements personnels

Nous conservons les renseignements personnels dans notre système informatique auquel seul le personnel autorisé peut avoir accès, au moyen de mots de passe sécurisés. Nous avons installé du matériel informatique antipiratage afin de prévenir l’accès non autorisé à notre système informatique. Aux fins de reprise après sinistre, nous gardons un système informatique en double à notre bureau annexe. Ce système prévoit les mêmes mesures de confidentialité et de sécurité que celles qui sont en usage à notre bureau principal. Il se peut également que nous conservions une copie papier des renseignements personnels dans des classeurs à notre bureau principal, les locaux qui ne sont accessibles qu’aux employés, aux visiteurs qui sont accompagnés pendant leur présence dans nos bureaux, et à un nombre limité de prestataires de services sous contrat avec nous, qui sont tenus de respecter nos mesures de confidentialité et de sécurité.

Pour les donateurs au Québec, vos informations personnelles seront communiquées hors de la province puisque nos serveurs et nos fonctions opérationnelles de back-office sont situés en Ontario. De plus, les employés de notre bureau en Colombie-Britannique pourraient avoir accès à vos dossiers via leur accès à nos systèmes informatiques. Enfin, certains prestataires de services situés hors du Québec peuvent avoir accès à vos informations personnelles, comme décrit plus en détail ci-dessous sous « Nous partageons les informations nécessaires avec des prestataires de services externes ».

Nous empêchons la divulgation non autorisée des renseignements personnels

Tous les employés de la Fondation reçoivent une formation en vue de préserver le caractère privé et la confidentialité des renseignements personnels. Nous exigeons que les membres de notre conseil d’administration, notre personnel et toute autre personne travaillant avec la Fondation signent un accord de confidentialité qui les oblige contractuellement à respecter et à protéger les renseignements personnels des donateurs. Nous interdisons la divulgation à un tiers, qui n’est pas un prestataire de services sous contrat, de tout renseignement personnel concernant un de nos donateurs sans le consentement explicite de celui-ci, ou à moins que la Fondation ne soit tenue de faire une telle divulgation en vertu de la loi, ou ne soit autorisée à le faire. Nous déchiquetons les documents papier contenant des renseignements personnels de nos donateurs avant de les mettre au rebut. Lorsque les renseignements personnels conservés sur un support électronique ne sont plus requis à des fins contractuelles ou réglementaires, nous les supprimons de nos systèmes informatiques.

Nous honorons les demandes d’accès aux informations personnelles

Sur demande par un donateur, la Fondation fournira aux donateurs les renseignements personnels que nous détenons ou traitons en leur nom. Pour protéger les renseignements personnels de nos donateurs, nous respectons des procédures de conservation et de divulgation strictes avant de divulguer ces renseignements. Si la Fondation reçoit un avis d’un donateur demandant la correction, la suppression ou la restitution de renseignements personnels, dans la mesure autorisée par la loi, la Fondation corrigera ou supprimera ces renseignements personnels de ses dossiers et fournira la preuve qu’ils ont été supprimés ou restitués d’une manière conforme aux exigences réglementaires. Nos périodes de conservation des renseignements personnels sont déterminées par les besoins d’affaires et les exigences juridiques. Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps qu’il est nécessaire aux fins du traitement pour lesquels ils ont été recueillis, et pour toute autre fin connexe et autorisée.

Nous partageons les informations nécessaires avec des fournisseurs de services externes

Nous ne fournissons pas nous-mêmes tous les services qui sont liés à votre relation d’affaires avec nous. Nous pouvons avoir recours à des fournisseurs de services pour exécuter en notre nom des services spécialisés, y compris, notamment, l’émission de chèques, la préparation de reçus officiels, l’entreposage de renseignements personnels, y compris les services infonuagiques, le traitement des transactions ou d’autres traitements de données. Nos fournisseurs de services peuvent à l’occasion être chargés de traiter vos renseignements personnels et, à ce titre, ils sont considérés comme responsables du traitement. Certaines de ces tierces parties peuvent être situées hors du Québec (pour les résidents du Québec), hors du Canada ou des États-Unis, où peuvent héberger une partie des renseignements personnels hors du Québec (pour les résidents du Québec), hors du Canada ou des États-Unis. Ainsi, les renseignements personnels vous concernant peuvent être accessibles à des autorités de réglementation étrangères et assujettis à des lois étrangères. Toutefois, nos fournisseurs de services ne reçoivent que les renseignements nécessaires pour exécuter les services requis et sont assujettis aux exigences réglementaires imposant des obligations sur la sécurité des données et sur la façon dont ils traitent les renseignements personnels. De plus, nous exigeons de nos fournisseurs de service et de nos responsables du traitement de protéger les renseignements personnels d’une façon qui soit conforme à notre politique de confidentialité et aux règles et pratiques de sécurité applicables à leur province ou à leur juridiction sur leur territoire.

Nous collectons des informations via des témoins sur notre site Web

Si vous accédez à notre site web, certaines informations concernant votre ordinateur ou votre appareil seront automatiquement générées, collectées et enregistrées par des moyens technologiques tels que les témoins et des technologies associées comme les pixels, les tags ou les balises (collectivement désignés sous le nom de « témoins »). Ces informations peuvent inclure le type de navigateur que vous utilisez, votre localisation géographique générale, les taux de clics, le fabricant et les pages web visitées. Notez que ces témoins ne vous identifient pas personnellement ou ne nous indiquent pas votre adresse électronique, et votre adresse de protocole Internet (IP) est anonymisée par défaut. Les données collectées sont agrégées et utilisées pour analyser le nombre de visiteurs uniques sur notre site et les tendances d’origine géographique, mais pas pour identifier individuellement les visiteurs du site.

Une bannière de notification apparaîtra sur notre site web vous permettant de gérer votre consentement à la collecte des témoins. Voici les types de témoins que nous collectons et comment le fait de ne pas donner votre consentement pourrait affecter certaines fonctionnalités du site :

• Témoins strictement nécessaires et fonctionnels : ils sont essentiels pour permettre aux utilisateurs de naviguer sur le site web et d’utiliser ses fonctionnalités. Ils doivent être activés et ne peuvent pas être bloqués, sinon le site ne fonctionnera pas correctement.
• Témoins d’analyse et de performance : ils collectent des données pour améliorer la performance du site. Vous pouvez gérer votre consentement pour les témoins de performance en utilisant la bannière de témoins ou en mettant à jour les paramètres de votre navigateur (généralement sous le menu Outils ou Préférences) pour refuser les témoins.

Nous pouvons, de temps à autre, utiliser des témoins et les informations qu’ils génèrent pour :

• Améliorer votre expérience utilisateur – par exemple, rendre certains contenus ou pages plus facilement accessibles.
• Activer certaines fonctions du site web – par exemple, définir vos préférences linguistiques.

Si vous souhaitez supprimer des témoins ou demander à votre navigateur web de supprimer ou de refuser des témoins, veuillez consulter les pages d’aide de votre navigateur web. Notez que si vous supprimez ou refusez d’accepter les témoins, vous pourriez ne pas être capable d’utiliser toutes les fonctionnalités de notre site web ou de sauvegarder vos préférences, et certaines de nos pages de site pourraient ne pas s’afficher correctement.

Utilisation du site Web

Internet ne constitue pas un médium sécurisé et la vie privée, la sécurité et la confidentialité ne peuvent pas toujours être complètement assurées. Bien que la Fondation mette en œuvre des contrôles de sécurité raisonnables et efficaces pour protéger ses données, vous reconnaissez que toute utilisation inappropriée du site Web pourrait entraîner une divulgation non autorisée de vos renseignements personnels. La Fondation ne saurait être tenue responsable des dommages que vous ou toute autre personne pourriez subir à la suite d’une telle atteinte à la confidentialité ou à la sécurité.

Nous avons mis en place des mesures de sécurité

La Fondation a mis en œuvre des mesures et des processus de sécurité pour assurer la protection contre la perte, la mauvaise utilisation et le vol des renseignements personnels dont nous avons la responsabilité, et contre l’accès non autorisé à ceux-ci. Seuls les employés de la Fondation et les tiers autorisés qui ont un besoin professionnel légitime ou une obligation légale d’accéder aux renseignements personnels vous concernant ou de les traiter seront autorisés à le faire. L’entrée générale dans nos bureaux est sécurisée et le personnel non autorisé ne peut pas y accéder.

Veuillez faire preuve de prudence et de discernement lorsque vous nous envoyez des renseignements personnels ou en envoyez à d’autres parties par courriel. En raison des risques inhérents associés à la transmission électronique de renseignements sur Internet ou autrement, la Fondation ne garantit pas la sécurité et l’intégrité des communications électroniques envoyées ou reçues relativement aux services qui vous sont fournis.

Nous pouvons signaler des violations de la confidentialité

Une violation de la confidentialité se dit de la perte, de l’accès non autorisé ou de la divulgation de renseignements personnels découlant d’une violation des mesures de sécurité d’une organisation. En cas de violation de la confidentialité ou de violation potentielle, la Fondation mènera une enquête et évaluera les conséquences de la violation des mesures de sécurité. La Fondation déclarera la violation à l’organisme de réglementation approprié ou à l’organisation applicable dès qu’elle aura déterminé qu’une violation a eu lieu et cette déclaration sera faite dans les délais prescrits par certains territoires. Nous informerons également les personnes touchées si la violation présente un risque réel de préjudice grave à l’endroit d’une personne dès que l’organisation aura déterminé qu’une violation a eu lieu et mérite un signalement, sauf si la loi interdit de donner un tel avis. La Fondation prendra des mesures immédiates pour empêcher que d’autres violations se produisent après avoir pris toutes les mesures nécessaires pour atténuer les risques liés à la violation des mesures de sécurité.

Nous pouvons divulguer des informations aux régulateurs et aux agences uniquement lorsque la loi l’exige

Nous pouvons être tenus de divulguer des renseignements personnels vous concernant à des gouvernements au Canada et à l’étranger, à des organismes gouvernementaux, à des autorités fiscales, à des organismes d’application de la loi, à des organismes de réglementation des valeurs mobilières et à d’autres autorités de réglementation, et nous ne le ferons que lorsque nous y serons tenus par la loi.

Déposer une plainte sur la façon dont nous avons traité vos renseignements personnels

Si vous souhaitez déposer une plainte sur la façon dont nous avons traité vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer directement avec nous et nous mènerons une enquête à ce sujet. Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse ou si vous croyez que nous ne traitons pas vos renseignements personnels conformément aux lois applicables, vous pouvez porter plainte au bureau du Commissariat à la protection de la vie privée de votre région.